Приёмка оборудования в образовательном учреждении — чек-лист проверки

До приёмки

Спецификация под рукойРаспечатанная, с количеством и характеристиками по каждой позиции

Помещение готовоЭлектрика, интернет, освещение — если оборудование этого требует

Определён приёмщикТот, кто будет работать на оборудовании: логопед, психолог, инструктор ЛФК

Согласовано времяПриёмка крупной поставки занимает несколько часов — заложите их в график

При получении

Целостность упаковкиВскрывать при курьере; повреждения фиксировать фотографиями и отметкой в накладной

Количество по спецификацииПересчитать каждую позицию, а не количество коробок

Комплектность внутри позицииКрепёж, пульты, блоки питания, сменные модули — по паспорту изделия

Соответствие характеристикамРазмеры, материал обивки, диагональ, возрастная маркировка — сверить с заданием

Цветовая маркировка мебелиНомер мебели по таблице 6.2 СанПиН 1.2.3685-21 должен соответствовать росту детей и быть промаркирован цветом — частая причина замечаний при проверке

Отсутствие поврежденийСколы, царапины, деформация, посторонний запах у мягкого оборудования

Документы

УПД либо накладная и счёт-фактураРеквизиты, суммы и позиции совпадают с контрактом

Сертификаты соответствияНа продукцию, подлежащую обязательному подтверждению соответствия. Детская мебель — сертификат по ТР ТС 025/2012, игрушки — по ТР ТС 008/2011

Паспорта и инструкцииНа русском языке, с гарантийными условиями

Гарантийные талоныЗаполненные, с датой начала гарантийного срока и печатью поставщика

Руководства по сборкеДля оборудования, поставляемого в разобранном виде

Проверка товара до сборки и монтажа

Комплектность для сборкиВсе детали и предусмотренный изготовителем крепёж на месте; устойчивость после сборки заказчик проверяет отдельно с выбранным исполнителем

Включение и режимыПанели, проекторы, подсветка — все заявленные режимы, доступные без монтажа и квалифицированного подключения

Программное обеспечениеУстановлено, лицензия передана, вход выполняется

Специалист умеет пользоватьсяИнструктаж проведён, вопросы сняты — до подписания акта

Если что-то не так. Не подписывайте акт «пока так, потом досчитаете». Составьте акт о расхождениях с перечнем замечаний и сроком устранения — это единственный документ, который потом работает.

Что мы делаем со своей стороны

Передаём оборудование с полным пакетом документов, включая сертификаты и паспорта.
Передаём изделия в заводской упаковке с инструкциями и предусмотренным изготовителем крепежом; сборку, подключение и монтаж заказчик организует отдельно.
Проводим инструктаж специалиста — не менее часа, с фиксацией в акте.
Вывозим упаковочные материалы.
В течение гарантийного срока устраняем недостатки или меняем товар за свой счёт.

Условия поставки отражены в шаблонах технических заданий. Перед размещением заказчик обязан адаптировать их под конкретную закупку. Сборка и монтаж в шаблоны не включены: при необходимости заказчик отдельно определяет их объём и исполнителя.

Частые вопросы

Можно ли принять поставку частями?

Да, если контракт предусматривает поэтапную поставку. Каждый этап принимается по своей спецификации отдельным документом.

Что делать, если товар привезли, а помещение не готово?

Зафиксировать факт поставки и согласовать условия временного хранения. Сборку и монтаж заказчик организует после подготовки помещения самостоятельно или через выбранного подрядчика.

Обязан ли поставщик собирать мебель?

Только если это прямо предусмотрено заданием и контрактом с выбранным исполнителем. «Новая Среда» сборку и монтаж не выполняет и в поставку их не включает; заказчик организует эти работы самостоятельно или через отдельного подрядчика.

Какой гарантийный срок считается нормальным?

Не менее 12 месяцев с даты приёмки; на отдельные позиции изготовители дают до 3 лет. Конкретный срок — договорное условие: его задаёт заказчик в техническом задании, поэтому и фиксируйте его там, а не оставляйте на усмотрение поставщика.

Приёмка оборудования: чек-лист, чтобы не подписать акт на некомплект